Wat doe je met zoveel administratie in je bedrijf?

Het is een struikelblok en een grote kostenpost in bedrijven wat wel erg belangrijk is om bij te houden; de administratie (klik hier voor de website). Het is iets wat moet gebeuren en in veel bedrijven moet alles nog handmatig gebeuren, facturen moeten met de hand ondertekend worden en het archief is een grote kamer vol met papieren waar niemand ooit naar omkijkt. Maar waarom gaat het nog op deze manier? Dit is omdat het vaak voorkomt dat bedrijven bang zijn om te vernieuwen, vaak vraagt het om een investering om bijvoorbeeld een ERP systeem aan te schaffen, het is een flinke klap geld en organisaties zijn dan bang dat het misloopt en er hierdoor veel geld verloren gaat.

Administratie uitbesteden?

Wat nu als je ervoor kiest om de administratie aan een ander bedrijf uit te besteden, is dit een kostenbesparing of ben je hierdoor alleen maar duurder uit? Dit is natuurlijk een flinke afweging, want je weet dat als je het uitbesteed bepaalde medewerkers niet meer nodig zijn in het bedrijf en je ze bij wijze van spreken kunt ontslaan. Daarnaast weten ze bij het bedrijf die je inschakelt altijd wel een slimme truc waardoor ze snel klaar zijn met het werk en jij alsnog voor de volle pond betaalt. Dus de vraag is of dit wel de slimste optie is.

Administratie automatiseren?

Wellicht dat het dan een mogelijkheid is om de administratie via een bepaalde ICT-toepassing te automatiseren. Zo heb je veel bedrijven die Enterprise Resource en Planning software aanbieden tegen een maandelijks bedrag, hiermee kunnen alle bedrijfsprocessen worden overgenomen. Vooral op operationeel niveau is dit toepasselijk, in een kantooromgeving komt het namelijk veel voor dat er bij de administratie veel papierwerk komt kijken en veel handmatig in de computer moet worden ingevoerd, dit is iets wat enorm uit de tijd is en tegenwoordig met de mogelijkheden die er zijn heel anders kan. Het vereist een investering en het moet in de organisatie geïntegreerd worden, maar op de lange termijn is het erg kostenbesparend om een ERP systeem aan te schaffen en veel taken te elimineren.